活用Google應用工具，幫您工作有效率、擁有好生活

您每天常會忘了要做甚麼事嗎~?每天都在找檔案嗎~?每天都忘記密碼是甚麼嗎？
我想這是每天所有人或多或少會碰到的事情。

市面上，琳瑯滿目的「整理術」書籍，但實際上也讓我們看得眼花撩亂，摸不著頭緒。工作嘛！就是要有效率地完成所有事情，這樣才會有其他空閒時間可以喝喝下午茶、和同事聊天或是準時下班(這是最重要的部分)

大致來說，在工作上會需要整理的有以下幾種，同時也和大家分享可以如何輕鬆地管理這些惱人的事情：

行事曆

使用gogole行事曆，除了一般的寫入自己的行程之外，重要的是，也能和別人共享行程。這樣一來就能掌握和自己有關事件的整體面向，讓自己在行程規劃上能快速確認。
再者，也提供了「通知」功能，能在您所設定的事件發生一定時間前，就以簡訊或是郵件給予提醒，十分貼心。
待辦事項

當收到重要信件時，就能同時將需要去完成的事項，鍵入Gmail所提供的「工作表」內，同時也可以和日曆做事件的串連，不需要到不同地方去登入，減少了麻煩。


文件/檔案

首先，將手上的office檔案全都上到Google文件上面。那有甚麼好處呢？哈哈~~通常一份文件要傳送給別人看，需要以附件的模式寄出，所以大家附件來附件去，搞到後面都不知道誰是誰了！
當文件放到Google文件上之後，只要傳送該文件連結的網址給對方，點擊連結之後，就能馬上看到文件內容，就像開一個網頁一樣簡單。
同時，Google文件也能讓你將你的各式文件檔案，用你喜歡的階層方式作管理。讓您收到文件後，只要放入您已經歸納好的文件夾內，往後都能輕鬆且快速地找到。

如果是公司的共通文件，建議可以成立公司的內網(intranet)提供公司內部同事訊息溝通使用，只要下載或是直接線上觀看，可以大幅節省檔案文件傳送所花費的時間了。



各類密碼
利用Gmail的郵件分類功能，將所有關於密碼內容的信件，都歸類到「密碼」(或是任何你喜歡的名稱)信件匣內，密碼再也不會變成你需要花時間去猜去想去試的大難題了。當然，你可以利用Google文件直接設定一張「密碼表」，好好保存在你的文件檔案內，需要的時候再去更新它，也是一種很好的方法唷！





活用以上整理工具，可幫助您在工作或是生活上更有效率，也能有更多的時間去享受生活、陪伴家人。
最後和大家分享一句話：
「每個人都應該主動建立一套吸收／整理資訊的模式和習慣，才能真正善用大量資訊帶來視野擴大的好處，」聯強國際集團總裁兼執行長杜書伍。




如果你還有其他工作上遭遇到的問題，是沒有列在上面的，可以留言，我會在另篇文章給予解答。